青少年交換計劃基本上是以扶輪社為主體的一個計劃，事前應準備工作如下：

1. 參加地區所舉辦之講習會
2. 與接待學生聯繫（E-mail 或電話）
3. 例會中宣導青少年交換計劃的重要性
4. 繳交政策規章符合聲明書
5. 繳交主委、委員、顧問及接待家庭之誓約書
6. 製作緊急聯絡卡（含電話、地址、聯絡人）
7. 製作接待顧問及接待家庭接待紀錄本
8. 詳細研讀 3510 地區青少年交換活動規章

是的！有接待才能派遣，這是權利義務對等的。在派遣學生的中文申請書中已明文規定：

1. 監護人承諾：同意接待外國交換學生為期一年。監護人可協尋其他熱心社友幫忙接待，但必須取得接待扶輪社之同意。
2. 經費負擔：出國費用及必要經費全部由監護人自行負擔。派遣學生家長除固定之機票、保險及講習費外，須依接待社規定回捐扶輪社 RYE 專款（金額約 8 至 12 萬元不等）贊助接待費用。相對地，派遣學生赴國外期間，國外接待社每月亦會支付零用金給學生。

1. 成立委員會：成立「扶輪社之國際青少年交換委員會」（設主委一人及委員數人），統籌處理與協調派遣及接待學生之各項事宜。
2. 安排接待家庭：原則上須安排 3～4 個家庭，每個家庭接待 3～4 個月；並須預先安排第 4 個備用家庭，以備不時之需。

地區收到國外寄來的申請書後，會寄送相關文件至接待社以安排就讀學校與簽證手續。此時接待社應落實：

• 排定接待家庭順序並編列相關接待預算。
• 接待家庭主動通信：特別是第一個接待家庭最為關鍵，應主動發信介紹家庭環境、家庭成員並附上生活照片，讓學生及海外家長安心。

• 職責角色：由熱心且具語言溝通能力的社友擔任，作為接待學生、學校與接待家庭之間的核心溝通橋樑。
• 定期關懷：每月至少與學生面談一次（建議安排於每月首次例會報告並領取零用金時），深入瞭解其生活適應、困難與需求。切忌聽信單方面說詞怒斥學生，應通盤瞭解後再行動。
• 參與活動：引導學生出席社內各項社區服務、例會及爐邊會議。
• 差異性與一致性：瞭解各接待社做法或有『差異性』，但同一社的三個接待家庭之間應盡量保持『一致性』（如零用規範、午餐費用及返家門禁時間差異不宜過大）。

【接待家庭任務】

1. 機場接機確認點收學生及隨身行李，並向海外家長報平安。
2. 抵台 15 天內協助辦理外僑居留證（ARC）。
3. 安頓行李、介紹家中成員與周遭社區環境，並落實填寫「第一夜問題集」。
4. 於抵台第一週（通常為開學前一週）引導學生熟悉上下學乘車路線。
5. 於 8 月 27～31 日間帶學生至學校辦理報到手續（須備妥大頭照與護照影本），並代墊學雜費、制服及書籍費後，憑收據向接待社請款。

【接待社保管文件與收繳款項】

【常態社務事項】

• 於學生抵台後第一次例會舉辦歡迎會（形式不拘）。
• 每月邀請學生參加第一次例會，當日頒發每月零用金 NT$ 2,400。

• 接機人員：扶輪社社長、主委、輔導顧問及第一個接待家庭務必前往機場迎接。
• 必備道具：攜帶歡迎標示牌、紅布條，若能準備學生國家的國旗前往迎接，會讓學生倍感溫馨感動。
• 基本義務：原則上「第一個家庭負責接機，最後一個家庭負責送機」為應盡之義務。

交換學生在台期間參與各項活動之優先順序如下：

建議推動方式：盡量將學生與扶輪社活動結合。例如每兩週由一位社友帶領學生參與家庭或扶輪活動，拓展國際視野；亦可結合縣市政府活動，減輕接待負擔。

1. 正規課程：前三個月由地區委員會統一安排於特約華語中心上課（每週 2 次、每次 2 小時）。基礎課結束後，如欲加強須利用課後時間自費進修，上課期間未經校方同意不可擅離校園。
2. 生活沉浸教學：

   語言進步最快的方式是融入生活。接待家庭可於家中各項傢俱貼上中英文標籤隨機問答，或於日常出門時引導閱讀招牌並記錄練習。鼓勵學生晚餐後多在客廳與家人聊天看電視，建立高頻率的語言互動習慣。

段考期間高中師生忙於考試，交換學生易無所事事。若接待家庭成員或親友在小學就讀/任教，建議可安排交換學生於段考週的其中兩天，至小學校園體驗生活，並向小學生介紹母國之地理位置、風土民情，達成雙向國民外交。

ROTEX 聯誼組織會安排 1 位歸國學生對應 1 位外籍學生（盡量安排同國籍）。ROTEX 憑藉自身海外交換經驗，能即時給予交換生生活引導、協助接待家庭排解疑難，並協助防範外籍學生過度群聚可能產生的負面效應。

• 定期報告：接待學生比照我國派遣學生，須定期向地區繳交「月報告」及交換結束時之「歸國報告」。
• 講習會期：接待學生講習會通常訂於 九月的第一或第二個星期六，確切時程與地點由地區另行公告通知。

1. 申請審批：跨地區旅遊必須由扶輪社友或接待家庭成員陪同帶領。學生須填寫『地區外旅行家長同意書』傳真由其海外父母/監護人簽署回傳，並將副本送交地區委員會及接待社備查。未經同意擅自旅行者，接待社可視同交換計劃中止處理。
2. 費用分攤：旅遊費用可由學生合理分攤（例如隨同訪問海外姐妹社，可協商部分補助，其餘由學生自行負擔）。

1. 抵台前 6 個月：一般傷病就醫由接待家庭先行代墊醫療費，憑收據及診斷書向承保保險公司申請理賠。（註：一般疾病門診無法理賠者，由學生 US$300 緊急預備金支付）。
2. 居留滿 6 個月後：依法加入全民健康保險，以健保身分就醫；若遇重大緊急事故，可啟動 SOS 急難救助機制。
3. 投保母國保險者：若未投保接待地區指定保險，前 6 個月之傷病費用由學生全額自費，再自行向母國保險公司申請理賠。

• 核心思維：“Not good & bad, just different.” — 沒有絕對的好壞，多為文化觀念差異。
• 保持對話（Keep Dialog）：避免情緒性處理，待雙方冷靜後再行溝通。外籍學生往往並非故意挑釁，而是不知道該行為會引人不悅；溝通時請務必與學生具體覆誦確認是否真正理解。
• 落實「第一夜問題集」：學生進入每一個接待家庭的第一夜皆應落實問答並共同簽名記錄（若第一天疲憊可次日完成）。清楚明確地約定門禁、洗滌、用餐與作息規範，是和諧相處的核心關鍵。

• 應對話術：接待家庭若發現金錢遺失，可平靜詢問學生：「我的錢不見了，你有看到嗎？如果有拿請還給我，若沒有就沒關係！」若學生否認，應選擇正面信任。
• 預防勝於治療：接待家庭應做到「不引誘犯罪」，務必將家中現金及貴重財物妥善收納鎖好。

正常交換期為 10～12 個月（返國時間建議於 7 月底前為宜）。若遇違規情事，應遵循下列輔導程序：

1. 第一階段溝通改善（1～2 個月）：由接待社主委、接待家庭與學生面對面懇談，具體指出問題並給予改善觀察期。
2. 第二階段聯合會議（2～4 週）：若未改善，邀集地區委員、社長、主委、接待家庭、學校老師與學生共同開會，逐條檢視規則確認違規事實，並正式發函告知派遣社與海外家長。
3. 執行離境：若期限屆滿仍無改善，由接待社代訂機位，並指派扶輪社及家庭代表至少各一人陪同至機場送機，確保學生安全離境。

• 建立警告機制：可仿效足球賽建立「黃牌警告」系統，於發出黃牌時詳實告知失當行為，給予警惕。
• 三方充分溝通：遣返決定須由地區、接待社、雙方聯絡人（Coordinator）共同決策，並第一時間充分告知雙方接待家庭與家長。
• 安全遣返非懲罰：不可在海外家庭未受通知前逕行遣返。需確認學生返國後不會面臨過度苛責或人身心理危機，必要時應提供心理輔導協助。
• 以學生最佳利益為考量：釐清「什麼是對學生最好的決定」，引導學生理性承認錯誤並正視承擔後果。